El teletrabajo se ha asentado en muchas pequeñas empresas españolas casi por necesidad: urgencias, ahorro de costes o conciliación. Pero cuando el trabajo en remoto se implanta sin una mínima base legal y documental, el riesgo de sanciones laborales, inspecciones y conflictos con la plantilla aumenta de forma considerable.
La buena noticia es que no necesitas un departamento jurídico propio para reducir estos riesgos. Con un marco legal mínimo bien definido y apoyándote en software online sencillo, puedes tener tu teletrabajo razonablemente ordenado y defendible ante una Inspección de Trabajo.
Qué entiende la ley por teletrabajo y cuándo aplica
No todo trabajo desde casa es “teletrabajo” a efectos legales. La normativa española (especialmente la Ley 10/2021 de trabajo a distancia) considera trabajo a distancia regular cuando:
- Se realiza fuera del centro de trabajo de forma regular, y
- Supone al menos un 30 % de la jornada en un periodo de referencia de tres meses (aprox. un día y medio a la semana en jornada completa).
Si cumples estos criterios con algún trabajador, se activa la obligación de contar con un acuerdo de trabajo a distancia por escrito y de respetar requisitos específicos sobre tiempos, prevención de riesgos, compensación de gastos, etc.
En cambio, si se trata de un teletrabajo esporádico (por ejemplo, un empleado que trabaja desde casa dos días al mes), la carga formal es menor, pero sigue siendo recomendable documentar las condiciones mínimas.
Riesgos legales más habituales para pequeñas empresas
Antes de diseñar tu marco mínimo, conviene saber qué es lo que suele generar problemas. En pymes y microempresas, los conflictos más frecuentes relacionados con el teletrabajo son:
- Falta de acuerdo por escrito de trabajo a distancia cuando es regular.
- Jornadas interminables o ausencia de registro horario fiable.
- No compensar o no justificar gastos asociados al trabajo a distancia (internet, equipos, electricidad, etc.).
- Desconexión digital inexistente (mensajes fuera de horario, exigencia de disponibilidad continua).
- Problemas de prevención de riesgos laborales (PRL) en el domicilio del trabajador.
- Uso inseguro de herramientas online que compromete datos personales de clientes o del propio personal.
En situaciones complejas, como despidos, reestructuraciones o conflictos con teletrabajadores de larga duración, lo más recomendable es apoyarse en un despacho especializado, por ejemplo, en abogados laboralistas de Madrid Sin embargo, en el día a día de una pequeña empresa, es posible prevenir muchos problemas si se trabajan bien unos mínimos y se aplican con constancia.
Elementos clave de un marco legal mínimo para teletrabajo
Un marco básico para tu pyme debería cubrir al menos cinco bloques: acuerdos escritos, jornada y registro, seguridad y PRL, protección de datos y uso de herramientas digitales. No hace falta que sea un documento muy extenso, pero sí claro y coherente.
1. Acuerdo de trabajo a distancia sencillo y por escrito
Aunque la norma no obliga a un modelo único, el acuerdo, como mínimo, debería recoger:
- Voluntariedad del teletrabajo (para empresa y trabajador) y posibilidad de reversión.
- Porcentaje de jornada en remoto y días concretos (fijos o variables).
- Domicilio o lugar/es donde se realiza el trabajo a distancia.
- Equipos y herramientas que aporta la empresa y qué es propiedad del trabajador.
- Compensación de gastos (cantidad mensual, conceptos incluidos y forma de pago).
- Referencias a la política de uso de dispositivos, seguridad de la información y protección de datos.
- Derecho a la desconexión digital y franja de disponibilidad.
Para gestionarlo sin papeles físicos, muchas pymes usan plataformas de firma electrónica como:
- DocuSign o Signaturit: pago por uso, buena validez probatoria.
- Adobe Acrobat Sign: integrado con ecosistema Adobe y documentos PDF.
- Firma digital integrada en tu software de RR. HH. si ya usas uno (Sage HR, Factorial, Holded, Kenjo, etc.).
Fijar un flujo estándar (borrador de acuerdo, revisión, firma electrónica y archivo en la ficha del empleado) te ahorra mucho caos documental a futuro.
2. Jornada, horarios y registro horario fiable
El registro horario es obligatorio, tanto para presencial como para teletrabajo. Con personas en remoto, los partes en papel o fichajes en la oficina dejan de tener sentido, por lo que necesitas una herramienta online.
Define por escrito:
- Horario habitual o franja de disponibilidad (ej. 9:00–14:00, resto flexible).
- Qué se considera horas extraordinarias y cómo se autorizan.
- Cómo debe el empleado fichar (app móvil, navegador, etc.).
Ejemplos de herramientas sencillas para pymes:
- Clockify: versión gratuita muy funcional para registro de tiempo y proyectos.
- Factorial, Sesame, Papershift: soluciones específicas de control horario con apps móviles.
- Microsoft Teams + Power Automate: para empresas que ya trabajan con Microsoft 365 y quieren algo más personalizado.
Importa mucho que el sistema genere informes exportables (CSV, PDF) para poder atender con rapidez una eventual solicitud de la Inspección de Trabajo.
3. Compensación de gastos y control de equipos
La empresa debe asumir o compensar los gastos vinculados al teletrabajo. Para evitar conflictos, concreta:
- Si la empresa aporta ordenador, periféricos y móvil o si el trabajador usa dispositivos propios.
- Cuota mensual fija en concepto de internet y suministros o reembolso contra factura.
- Política de mantenimiento y reparación de equipos.
Desde el punto de vista práctico, muchas pymes optan por una compensación fija pequeña (ej. 20–40 €/mes según convenio y sector) para simplificar la gestión.
Para controlar y documentar los dispositivos, puedes ayudarte de:
- Herramientas de inventario IT como Lansweeper, Snipe-IT (open source) o Spiceworks.
- Gestores de activos incluidos en algunas suites de seguridad (Microsoft Intune, Google Endpoint Management).
4. Prevención de riesgos laborales en el domicilio
Aunque el empleado trabaje en su casa, la empresa sigue teniendo obligaciones en materia de PRL. No se trata de entrar físicamente en todas las viviendas, pero sí de documentar una evaluación mínimamente seria.
Soluciones pragmáticas para pymes:
- Un cuestionario online de autoevaluación (Google Forms, Typeform, Microsoft Forms) sobre condiciones del puesto: iluminación, silla, postura, pausas, espacio libre de riesgos.
- Guía básica de ergonomía y pausas activas que el trabajador debe leer y aceptar.
- Posibilidad de videollamada (previo consentimiento) con el servicio de prevención para revisar el espacio de trabajo.
Lo importante es poder demostrar que se ha hecho una evaluación, se han dado recomendaciones y se ha puesto a disposición el material necesario en la medida de lo posible (silla, reposapiés, monitor, etc.).
5. Seguridad de la información y protección de datos
El teletrabajo multiplica los puntos de acceso a la información de la empresa. Esto impacta en el cumplimiento de RGPD y en la confidencialidad de datos de clientes, proveedores y empleados.
Define una política mínima que incluya:
- Uso obligatorio de contraseñas robustas y bloqueo automático del equipo.
- Prohibición de compartir el dispositivo con terceros para uso personal (cuando haya datos sensibles).
- Conexión preferente mediante VPN cuando se accede a servidores o aplicaciones internas.
- Limitación del uso de Wi‑Fi públicas sin protección.
- Normas claras sobre almacenamiento de documentos (solo en el gestor documental corporativo, no en el escritorio local).
Herramientas útiles y asequibles:
- Gestores de contraseñas (Bitwarden, 1Password, LastPass): facilitan contraseñas seguras sin que el empleado tenga que memorizarlas.
- VPN comerciales para empresa (NordLayer, Perimeter 81) o la VPN propia del servidor.
- Suites de seguridad con antivirus y control remoto (ESET, Bitdefender, Microsoft Defender for Business).
Cómo aprovechar software y herramientas online para organizar el teletrabajo
Un marco legal mínimo no tiene por qué ser un conjunto de PDFs olvidados en una carpeta. Si lo integras en tu ecosistema digital, ganarás seguridad jurídica y eficiencia operativa.
Plataformas de RR. HH. todo en uno
Las pymes pueden centralizar casi todo lo relativo al teletrabajo en soluciones tipo SaaS de recursos humanos:
- Factorial: gestión de documentos, firma digital, control horario, vacaciones y permisos.
- Bizneo HR: más orientado a medianas empresas, con módulo de evaluaciones y formación.
- Sesame HR: fácil de implantar, fuerte en control horario y gestión de turnos.
Ventaja principal: cada empleado tiene su portal personal donde encuentra y firma su acuerdo de teletrabajo, registra su jornada y actualiza sus datos, dejando rastro documental ordenado.
Herramientas de colaboración para que el teletrabajo sea medible
Una queja recurrente de las pymes es “no sé qué hace la gente en remoto”. La clave está en pasar de medir horas a medir tareas y resultados, apoyándote en herramientas colaborativas:
- Trello o Asana para gestión visual de proyectos y tareas.
- Notion como wiki interna, base de conocimiento y seguimiento de proyectos.
- Google Workspace o Microsoft 365 para trabajo colaborativo en documentos.
Si documentas bien los flujos (tareas asignadas, fechas límite, responsables), será más fácil justificar decisiones sobre rendimiento o cambios organizativos en un contexto de teletrabajo.
Plantillas y documentación interna accesible
Para que tus políticas no se queden en papel mojado, hazlas accesibles y fáciles de entender. Puedes:
- Crear una carpeta compartida (Drive, OneDrive, Dropbox Business) con todas las políticas vigentes.
- Utilizar un gestor de documentación interna como Confluence o Notion, con páginas dedicadas a teletrabajo, PRL y protección de datos.
- Diseñar checklists de incorporación para empleados en remoto (onboarding digital) usando herramientas como Todoist, Asana o Trello.
El objetivo es que el trabajador pueda consultar en cualquier momento qué se espera de él en teletrabajo, qué derechos tiene y a quién dirigirse si surge un problema.
Pasos prácticos para implantar tu marco mínimo sin morir en el intento
Si estás empezando desde cero o tu teletrabajo actual es “informal”, estos pasos pueden ayudarte a poner orden en pocas semanas.
Paso 1: mapa rápido de la situación actual
Haz un inventario sencillo:
- Qué trabajadores están teletrabajando y con qué frecuencia.
- Si existe o no acuerdo escrito y dónde se guarda.
- Qué herramientas se usan para conectarse, fichar, compartir archivos.
- Si hay alguna compensación de gastos y cómo se está aplicando.
Con esto sabrás cuántos ajustes necesitas hacer para cumplir la ley y reducir riesgos.
Paso 2: elegir tus herramientas básicas
No es necesario implantar diez aplicaciones nuevas. Para muchas pequeñas empresas basta con:
- Una herramienta de control horario online.
- Una solución de firma electrónica para acuerdos.
- Un espacio centralizado para documentación interna.
Selecciona las que mejor se integren con lo que ya usas y que tu equipo pueda adoptar sin resistencia.
Paso 3: redactar o adaptar el acuerdo tipo y las políticas
Con la ayuda de tu asesoría laboral, elabora:
- Un modelo estándar de acuerdo de teletrabajo con los puntos mínimos.
- Una política breve de teletrabajo que explique en lenguaje claro horarios, herramientas, PRL y seguridad.
- Un cuestionario de autoevaluación de riesgos para el puesto en casa.
Evita tecnicismos innecesarios y sé coherente con lo que realmente puedes cumplir como pequeña empresa.
Paso 4: comunicar y recoger firmas
Explica al equipo por qué se formaliza el teletrabajo ahora (cumplimiento legal, claridad para todos, protección de la propia plantilla) y marca un plazo razonable para firmar los acuerdos.
Usa la herramienta de firma electrónica que hayas elegido y guarda todos los documentos en un repositorio único, ya sea tu plataforma de RR. HH. o una carpeta estructurada en la nube.
Paso 5: revisar una vez al año
El teletrabajo no es estático: cambian las necesidades del negocio, los domicilios, las herramientas y la propia normativa. Programa una revisión anual para:
- Actualizar acuerdos (porcentaje de jornada, domicilio, equipamiento).
- Revisar si la compensación de gastos sigue siendo adecuada.
- Comprobar que el registro horario y las herramientas de seguridad se utilizan correctamente.
Con esa revisión periódica y un buen uso de aplicaciones online, tu teletrabajo será mucho más sólido, eficiente y defendible ante cualquier reclamación o inspección, sin necesidad de grandes estructuras administrativas.
