Los 7 mejores softwares para crear hojas de cálculo

Las hojas de cálculo han demostrado ser una herramienta casi imprescindible a nivel personal y empresarial. El hecho de poder automatizar ciertos procesos y poder disponer de los resultados en cualquier momento y en todo tipo de dispositivos inteligentes gracias a las posibilidades que ofrecen las opciones de sharing han hecho que su uso esté cada vez más extendido. Han pasado de ser una herramienta de matemáticos a ser un recurso más para facilitar ciertos procesos cotidianos.

Aunque la opción para crear hojas de cálculo más conocida la abandera Microsoft con su archiconocido Excel, existen otras propuestas muy interesantes y repletas de posibilidades que bien merecen una oportunidad. Algunas incluso son 100% gratuitas y no requieren de un código de activación, como sí sucede con los planes de Office, que suelen desplegar todas sus funcionalidades una vez el usuario ha pasado por caja.

Si quieres conocer cuáles son las mejores opciones del mercado en este segmento, echa un vistazo al top que hemos preparado con los 7 mejores softwares para crear hojas de cálculo del momento.

1. Microsoft Excel

Empezamos fuerte. El conocido programa de Microsoft, integrado en todos sus paquetes Office, es la opción más popular en todo el mundo para crear hojas de cálculo. Con el paso de los años ha ido añadiendo nuevas opciones y se ha integrado en la plataforma en la nube de la compañía de Redmond. Sin embargo, la democratización de las funciones de estos programas permitió que otros desarrolladores pudiesen inspirarse en el tradicional programa de Microsoft para crear sus propias propuestas.

Sin embargo, y a pesar de los muchos programas que han logrado mirar de tú a tú al gigante de Redmond, Microsoft Excel sigue siendo el rey. Además, hay que reconocerle el mérito de ser no solo uno de los primeros programas en apostar fuerte por este tipo de funciones automáticas de cálculo, sino que ha demostrado saber adaptarse a los nuevos tiempos, haciendo gala de una gran capacidad de adaptación.

3 aspectos que destacamos:

• En cuanto a funciones sigue siendo el rey, aunque ahora tiene mucha más competencia.
• Viene de serie con un gran número de plantillas, útiles para todo tipo de contenidos.
• Su uso requiere de un código de activación para cualquier plan.

2. Google Sheets

Si algo ha caracterizado a Google ha sido su accesibilidad, y en pleno proceso de expansión el equipo de la gran G decidió crear su propia alternativa a Excel 100% gratuita. Bajo el nombre de Sheets (abreviatura de SpreadSheets, nombre original con el que Google empezó a divulgar su software de hojas de cálculo), Google se anotaba un tanto al crear una alternativa eficaz, que igualaba de entrada a Microsoft en prestaciones y que presentaba un control más sencillo.

Con el tiempo, Microsoft reaccionó y Excel sigue siendo la opción más top, pero Google Sheets es una herramienta capaz de funcionar a la perfección en entornos profesionales. Lo mejor de todo es que está integrado en el ecosistema de Google, pudiendo subir los archivos a Drive de manera automática o enviarlos a través de Gmail.

3 aspectos que destacamos:

• Sincronización total con el ecosistema de Google.
• Accesible desde cualquier dispositivo con tan solo iniciar sesión en Gmail.
• Diseñado para entornos domésticos y empresariales.

3. Birt

Es la mejor opción si lo que priorizas es el análisis de datos, ya que casi la totalidad de sus funcionalidades han sido integradas con ese propósito. Dispone de un gran número de tablas dinámicas y una enorme variedad de layouts. De hecho, al principio puede ser una aplicación un tanto abrumadora, pero es una de las mejores opciones para este fin.

A pesar de su áspera curva de aprendizaje, siendo los primeros compases los más complicados por ser muy poco intuitiva, cuando se descubre todo su potencial es una delicia de utilizar. Se puede descargar directamente desde el portal web oficial de Birt y se actualiza con regularidad, por lo que es una opción muy recomendable desde el punto de vista de las prestaciones y la seguridad.

3 aspectos que destacamos:

• Está específicamente diseñada para el análisis de datos.
• Dispone de numerosos layouts y fórmulas reales insertadas a modo de plantilla.
• Su elevada curva de dificultad esconde una de las mejores aplicaciones de su segmento.

4. Numbers

Aunque ha sido diseñada únicamente para dispositivos con iOS, es una aplicación tremendamente completa gracias a las recientes actualizaciones de Apple, que han logrado auparla hasta equipararla hasta los gigantes de Microsoft y Google. No obstante, mientras que todo el ecosistema de Office y Google Sheets son compatibles con iOS, la propuesta de Apple es exclusiva para Mac y dispositivos con iOS, por lo que este nivel de restricción por una mera cuestión de compatibilidad le hace bajar posiciones en el ranking.

No obstante, al ritmo de actualizaciones que va y teniendo en cuenta que el bagaje de usuarios de Apple no deja de crecer, muchos expertos consideran que Numbers será una alternativa real a los grandes acaparadores de hojas de cálculo que hoy en día se mantienen en una posición privilegiada.

3 aspectos que destacamos:

• Sus funciones nada tienen que envidiar a Google y Microsoft.
• Su curva de dificultad es muy accesible, con tutoriales para cada una de las opciones integradas.
• Se nota el sello de Apple en su diseño, tan pulcro y minimalista como cabría esperar.

5. ThinkFree

Igual pensar sale gratis, pero las hojas de cálculo de ThinkFree no. No al menos una vez pasado el periodo de prueba de dos meses, que es lo que propone esta app de hojas de cálculo. Un software que, aunque dispone de una serie de funciones avanzadas muy interesantes, se queda algo cojo al ver limitado el número de usuarios de los que dispone, quedándose a medio camino en muchos aspectos de sharing.

Sin embargo, su estructura imitando a Office ha sido capaz de atraer a aquellos usuarios que buscaban una alternativa al compendio de programas de Microsoft. La mala noticia es que la táctica de ThinkFree, a pesar de su buen funcionamiento, es la misma que los de Redmond, obligando a pagar por utilizar todos sus servicios. Sin embargo, dispondrás de un periodo de prueba más amplio para descubrir todo lo que ThinkFree tiene que ofrecer, algo que también juega a su favor.

3 aspectos que destacamos:

• Da acceso a toda una oficina virtual de programas, donde se encuentra Calc, la hoja de cálculos.
• Ofrece un periodo de prueba de 60 días para todos los usuarios que no están suscritos.
• Dispone de 1 GB de almacenamiento en la nube, recuperable al activar la suscripción.

6. Zoho Sheet

Está pensado para desenvolverse en entornos empresariales modestos, por lo que Zoho Sheet es la opción perfecta para todo negocio pequeño que esté buscando una alternativa gratuita a Excel. Da acceso a todas sus funciones sin tener que soltar un céntimo y lo mejor de todo es que no tiene rival en cuanto a estética, haciendo que las presentaciones luzcan espectaculares.

Aunque a nivel de funcionalidades se queda al corto en múltiples aspectos, Zoho Sheet ha encontrado su lugar en el mercado y está diseñado para funcionar en entornos de trabajo pequeños pero ambiciosos, por lo que es una opción perfecta para emprendedores.

3 aspectos que destacamos:

• Funciona especialmente bien en empresas pequeñas.
• Es gratis y prescinde de micropagos.
• Su apuesta por la estética es todo un acierto.

7. Calc by Apache Open Office

La alternativa al paquete de Office de Microsoft más conocida está acuñada como Open Office, un nombre muy representativo. Y es que la propuesta de Apache es la de ofrecer un compendio de programas en abierto capaces de igualar en prestaciones a la propuesta de Microsoft. Por ese motivo, con el tiempo fue ganando notoriedad entre todos aquellos que preferían decantarse por una opción open source.

Aunque lo de mirar de tú a tú al paquete de Office es algo que consigue a medias, es de justicia reconocer que todos los programas son competentes. Además, el hecho de que su diseño sea muy familiar al de Office hace que estéticamente ofrezca una sensación continuista muy agradecida. Eso, y el hecho de que sus controles son en general bastante similares, hace que sea una opción muy a tener en cuenta.

3 aspectos que destacamos:

• En diseño y controles es muy parejo a la propuesta de Microsoft.
• Es de código abierto, lo que lo convierte en una opción mucho más accesible que la mayoría.
• El ecosistema de programas que integra, siendo Calc tan solo uno de los seis disponibles.

Nuestra recomendación a la hora de descargar softwares alternativos para crear hojas de cálculo

Es muy loable que quieras utilizar un programa alternativo para crear hojas de cálculo. Bien porque no quieras pagar por ese servicio o porque quieras apoyar a los emprendedores que se esfuerzan por crear y divulgar herramientas informáticas universales, las descargas de programas alternativos y de código abierto está a la orden del día.

Y precisamente por eso tenemos que hacer hincapié en lo necesario que resulta extremar las precauciones con este tipo de descargas, sobre todo teniendo en cuenta que muchos de estos programas integran opciones de sincronización con la nube y permiten transferir archivos entre dispositivos en un santiamén. De hecho, no solo la seguridad debe preocuparte: más bien te convendría no quitarle ojo a ninguno de los siguientes aspectos.

• Seguridad. Sí, somos muy pesados con el mismo tema de la seguridad, pero es que los riesgos que entraña recurrir a opciones de terceros que muchas veces carecen de las referencias necesarias para ser una opción fiable. Trata siempre de verificar que el sitio web de la descarga dispone de los correspondientes certificados y mantén activo el escáner web de tu antivirus. En caso de detectar una amenaza, detén la descarga y no abres el archivo.
• Opciones de sincronización. Es fundamental que el software que utilices disponga de algún modo para crear una copia de seguridad en caso de emergencia. Normalmente, esta prestación viene en forma de subida a una plataforma en la nube, pero algunos programas permiten crear una copia offline accesible en caso de caída o rotura del programa. Además, deberías comprobar que dispone de opciones de sincronización entre dispositivos para poder acceder a toda la información desde cualquier lugar.
• Compatibilidad de formatos. Este es el principal problema de los programas alternativos: que presentan algunas restricciones en lo que respecta a los formatos. Estas incompatibilidades pueden traer de cabeza a quienes trabajen con conversiones constantemente, por lo que es mejor que prestes atención a la cantidad y los tipos de formato con los que trabaja cada software.

Aspectos a tener en cuenta de los programas para crear hojas de cálculo

A la hora de trabajar con estos programas, debes tener en cuenta que no solo se trata de hojas simples para automatizar ciertos cálculos, sino que sus posibilidades van mucho más allá. Funcionan en todo tipo de ámbitos y no tendrás que pagar por los temidos add-ons, ya que ninguno viene estructurado en módulos de pago.

• Para entornos empresariales. Sí, aunque parezca mentira estas hojas de cálculo tienen funcionalidades incluso en el sector empresarial, puesto que permiten crear cálculos de manera automática para disponer de datos precisos acerca de las previsiones de beneficios para un determinado ejercicio fiscal, llevar el recuento de horas trabajadas de la plantilla e incluso permiten implementar una herramienta de medición del rendimiento. Y todo en un mismo programa sin pagar más por lo que ofrecen.
• Copias en la nube. Se puede llegar a manejar una cantidad de datos tan grande que a veces los archivos pueden llegar a ser inabarcables. Por eso, es muy recomendable realizar volcados periódicos de datos y despejar el archivo en el que estemos trabajando. Así, ahorraremos espacio y podremos ejecutar nuestras tareas con una mayor eficacia.
• Sello oficial. Por muy alternativo que sea, todo programa debe contar con el sello de su fabricante oficial y este debe ser visible para el usuario. Desconfía de las imitaciones y comprueba siempre que el programa de instalación procede de una página web fiable. De lo contrario, podría producirse una brecha de seguridad importante que pueda poner en jaque todo lo que almacenado hasta el momento.

Ventajas de utilizar un software para crear hojas de cálculo

Son innumerables los beneficios que tiene el hecho de utilizar una hoja de cálculo. Las enormes posibilidades que ofrecen son muy apreciadas en multitud de sectores y tienen aplicaciones en todo tipo de ámbitos, lo que hace que sean un instrumento de gran utilidad en múltiples frentes. Hagamos un repaso por algunas de las ventajas que presentan este tipo de programas:

• Automatizan cálculos complejos. Quién iba a decir que un software de hojas de cálculo iba a ser experto en calcular, ¿verdad? Fuera bromas, el hecho de que sean capaces de trabajar con cálculos de envergadura y con múltiples composiciones de manera simultánea demuestra la enorme capacidad que tiene este tipo de software para trabajar con grandes volúmenes de datos.
• Trabajan con fórmulas matemáticas. Obviamente, las matemáticas están muy presentes en este tipo de programas, pero algunos incluso van más allá y permiten integrar sistemas de cálculos que trabajan como una subred de datos. En otras palabras: estos programas integran un sistema de fórmulas que les permite hacer cálculos de enorme complejidad, permitiendo además insertar determinados datos dentro de una fórmula matemática concreta.
• Su probabilidad de error es nula. La precisión con la que trabajan estos programas los convierte en una herramienta fundamental en entornos de todo tipo. Y no solo hablamos a nivel corporativo, sino también doméstico, ya que pueden incluso crear combinaciones aleatorias y sistemáticas de ropa con unos pocos datos previamente introducidos.